Cómo planificar tu primer evento

“Muchos pueden hacer eventos, pocos organizan”

No fue una opción el hacer eventos y confraternidades en nuestros hermanos pasados, fue la necesidad de poder proclamar el nombre de Jesús que nos llevó a realizar grandes campañas y de a poco eventos masivos como convenciones y conferencias.

Éxito de un evento: 80% organización; 20% día del evento

"Si quieres que este presente Dios tendrás que prepararle un lugar donde se sienta cómodo,

para lograr eso tendrás que tomar mínimo dos semanas antes con oración y ayuno".

Ciclo de un evento

• PLANIFICACIÓN

Primero definimos la visión del evento, ¿Qué esperamos conseguir?; Qué segmentación de la iglesia será enfocado (niños, jóvenes, hermanas, etc.); Qué deseamos transmitir a los hermanos que asistan.

Debemos establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el evento y definir con claridad todos los objetivos.

• PRODUCCIÓN

Es lo que podríamos llamar actividades previas al evento (Pre-evento) Se organizan equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y equipos del exterior, se define la imagen al completo del acto, se hace difusión y spot si es necesario.

• REALIZACIÓN

Fase en la que se desarrolla el evento, es poner en marcha todo aquello que hemos planificado (fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado, ajustándose al calendario, planing previsto, así como a su correspondiente checklist.

• EVALUACIÓN

Es la fase posterior a la del evento, en ella se evalúan todas las actividades desarrolladas de forma detallada; se sacan conclusiones y se corrigen posibles desviaciones a tener en cuenta para posteriores eventos. Es una "evaluación de calidad" de todo el trabajo desarrollado.

PLANIFICACIÓN

Objetivo del evento: Tener en mente uno o dos textos bíblicos, te ayudará a llevar el evento en la dirección correcta ¿Planeas realizarlo para capacitación tu equipo?, ¿Edificación de la iglesia? define tu objetivo lo más que puedas, ¿por qué lo haces?;

Cuando sepas exactamente lo que quieres hacer, te será más fácil llevarlo a cabo.

​Establece metas ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr? Piensa en las tres cosas más importantes que te gustaría que ocurran como resultado de este evento y piensa en ellas haciéndose realidad.

Reúne voluntarios y personal Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades, ellos pueden ayudarte con diversas tareas tales como la preparación de programas y presupuestos, la creación de invitaciones, spot, flyer, recepción de los invitados y con la limpieza al término del evento. Asegúrate de que los miembros de tu equipo y supervisores “estén al tanto” de tus planes. La colaboración puede facilitarte mucho el trabajo, así que cuando les pidas ayuda, informales desde el principio todas tus expectativas con respecto a ellos y a su nivel de participación.

Prepara un presupuesto Debes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Si no realizas un presupuesto, terminarás con una gran cantidad de facturas sin pagar.

¡Sé realista desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el día del evento.

Define lugar y hora para el evento Esto es lo más importante al momento de organizar un evento, ¿Qué hora y qué lugar hará que los hermanos puedan asistir? Deberá ser una hora en la que todos estén disponibles y un lugar al que todos puedan llegar, además tiene que ser algo que puedas reservar.

Revisa el calendario de tu corporación, región, iglesia y considera el tipo de hermanos invitarás (niños, jóvenes, general) *dato: Considera que tenga una buena acústica.

Piensa en la logística La logística es necesaria para todo. ¿Tendremos cuidador de autos?, ¿existe material para los discapacitados?, ¿existen primeros auxilios?, ¿qué elementos adicionales (agua potable para los oradores, credenciales, folletos) demandarán un gasto extra? ¿Algún invitado especial que tengas que hospedar?

Marketing, publicidad y difusión Es de importancia diseñar un fyer (afiche) del evento, este debe incluir una fecha tentativa, hora, lugar, expositores, nombre y el tema o eslogan del evento. Piensa en otras maneras de dar a conocer tu evento, redes sociales como Facebook, Twitter e Instagram.

Organízate Elabora una lista de las actividades que habrá en el evento, no olvides apuntar las ideas en una libreta personal, podría parecer innecesario por ahora, pero en semanas estarás sumamente agradecido contigo mismo por haberlo hecho con antelación.

PRODUCCIÓN

Supervisar Asegúrate de que todo vaya de acuerdo al plan, fija la fecha, el lugar, el predicador, el personal, el nombre del evento y el eslogan. ¿Hay algo que pueda salir mal?, ¿algún contratiempo de último minuto que pueda presentarse? En este punto, todo debe estar decidido.

Reúnete con tu equipo Consigue la aprobación para tu presupuesto, programa, estructura, música, este es un buen momento para responder a todas las preguntas. ¿Todos saben lo que tienen que hacer?, ¿se sienten a gusto con todo lo acordado? este un buen momento para crear un plan de acción.

Delegar responsabilidades a diferentes miembros y permite que una persona con experiencia coordine todas las actividades (director general). Si se trata de un mega-evento, deja que diferentes personas coordinen diferentes actividades bajo la supervisión de un director, el líder de equipo debe ser alguien en quien los miembros del mismo puedan confiar.

Genera ingresos, Tendrás que hacer muchos gastos dentro de las próximas semanas y no querrás que todos ellos salgan de tu bolsillo, reúne al menos parte del dinero para cubrir los gastos iniciales (como el lugar, equipos, comida) Asegúrate de tener un sistema para administrar los recibos, confirmaciones, facturas y documentación en general, necesitarás guardar todo para poder sacar las cuentas luego, así que mientras más organizado seas desde el principio, mejor.

Promociona el evento Prepara folletos, publica los flyers, informa a los medios de comunicación, realiza llamadas telefónicas, envía mensajes a grupos en línea y visita a los participantes o patrocinadores potenciales. ¿De qué otra manera la gente se enterará de tu evento? Asegúrate de que la información que publicas sea completa.

Reúne los elementos necesarios para el evento Estos pueden incluir reconocimientos, recuerdos, premios o certificados. Hay una gran cantidad de pequeños accesorios que pueden pasar desapercibidos para el ojo inexperto, pero tú ya sabes cómo llenar cada rincón o grieta sobrante, asimismo, no olvides la decoración, las sillas, el aseo, el equipo de sonido, las señales y todos los pequeños detalles.

Arreglos, adopta las disposiciones necesarias para las fotos y videos; Haz arreglos para las sillas, las mesas, el telón de fondo, los micrófonos, música envasada, los proyectores LCD, el podio, etc… todo lo que necesite instalarse en el lugar del evento.

Prepara una lista de contactos Necesitarás los números de teléfono, direcciones y correos electrónicos de los miembros del equipo y proveedores de cualquier bien o servicio, si alguien no asiste o llega tarde, esta lista te permitirá saberlo.

Visita el lugar del evento con tu equipo Mira a tu alrededor y evalúa la zona de estacionamiento, los baños, las áreas verdes, la disposición del lugar y las diferentes entradas y salidas, busca las mejores ubicaciones para instalar los parlantes para ubicar los hermanos.

REALIZACIÓN

Llega temprano al lugar del evento junto con los miembros de tu equipo y voluntarios verifica que todos estén presentes y que todo el equipo de producción funcione correctamente ¿Alguna pregunta de último minuto? Si hay tiempo, reparte unas bebidas, dales una charla para motivarlos

Asegúrate de que los organizadores utilicen un emblema distintivo o algún otro elemento notorio para que los participantes puedan solicitar su ayuda si es necesario, a veces los uniformes no son suficiente.

Instalación Tanto dentro como fuera del lugar del evento, revisa que el audio suene bien, que los músicos estén en su ubicación y hallan hecho la prueba de sonido, que la cocina este a tiempo para recibir a los invitados, que la proyección multimedial esté lista para comenzar, desde ya pon algo de música para ambientar el lugar, revisa si el lugar está limpio y en caso de cualquier accidente ten preparado primero auxilios.

Las personas importantes sepan lo que sucede en el caso que se atrase o falle el coordinador, predicador o se haya modificado el programa del evento, es necesario que los pastores y líderes sepan para buscar soluciones juntos, aparte que el pastor siempre tendrá una visión más amplia del tema y será de mucho respeto informarle.

Fotografiar y grabar Es posible que quieras tener algún recuerdo del evento, congela el momento pero NO invadas la privacidad de los hermanos con Dios.

No olvides los banners de los patrocinadores, los tuyos, la entrada, la recepción, etc. ¡Quizás puedas utilizarlos en el próximo evento!

Recuerdos para los invitados Probablemente sembraste una idea en sus mentes y quieres que cuando se vayan, lo hagan pensando en algo, preguntándose algo o queriendo tomar alguna medida, así que distribuye un folleto o algo que puedan llevarse a casa y que les brinde ideas que puedan llevar a cabo después del evento.

Limpiar el lugar Revisa que no se pierda nada, que todo lo que sacaron de sus capillas se devuelvan y queden instaladas para no tener problemas con su pastor, revisa que el agua quede cortada, la electricidad en su lugar y que cada músico y personal de audio halla guardado todo para evitar cualquier pérdida.

Encárgate de la basura que quedó para volver a usar el lugar en un próximo evento.

EVALUACIÓN

Reunión con el equipo la manera de hacer un mejor evento la próxima vez, después de todo lo que se dijo e hizo, ¿qué habrías hecho de otra manera?, ¿qué funcionó y qué no?, ¿organizarías un evento como este de nuevo?, ¿qué has aprendido de la experiencia?

Si has recibido críticas, evalúalas, y si tus invitados no han comentado nada, pregúntale a tu equipo: ¿Qué pensaron?, ¿fue de bendición?, Se necesita saber si los hermanos se fueron con gratos a sus hogares con el fin de que para la próxima vez asistan y puedan invitar a más invitados.

¿Se alcanzó el objetivo? Tenemos que evaluar si las estrategias trabajadas fueron efectivas para poder realizarlas nuevamente en otro evento, si fue innovadora y si los asistentes se fueron satisfechos a sus hogares.

Asistencia esperada vs asistencia real ¿Promocionamos el evento tanto para alcanzar la asistencia? Quizás la falta de asistencia se debe a que eventos anteriores no lograron el éxito esperado y por eso no provoca un entusiasmo en asistir, por lo tanto mostrar a través de fotografías o videos el evento es buena estrategia para que la próxima vez asistan.

Evaluación personal ¿he sido un buen coordinador? ¿las actividades se hicieron en el horario previsto? ¿fueron efectivos mis ayudantes o personas con responsabilidades? ¿estoy preparado para coordinar otro evento? ¿Qué fue lo que más me gusto?

CONSEJOS

DIFUSIÓN

Es importante darle difusión a tu evento en diferentes canales. Siempre apegados al presupuesto existente, se pueden generar inserts de Radio, TV, o inclusive asistir a otros eventos para dar a conocer el tuyo, las redes sociales son fundamentales para difundir un evento e incentivar las activaciones digitales.

SEGMENTACIÓN

Es indispensable conocer a quién vas a invitar y dirigir al evento, conocer a tu audiencia te permitirá segmentar a la convocatoria de los hermanos y darle la imagen deseada al evento.

PROTOCOLO

Es necesario tener en cuenta que estas sujeto a una corporación, supervisión regional y pastor en tu capilla, ellos necesitan saber que es lo que tu estás haciendo, no tengas miedo en contarle ya que ellos pueden impulsarte y aconsejarte para que alga todo a la perfección. Si lo haces, hablará bien de ti y te darán la confianza para que realices un próximo evento.

INNOVAR Y SER CREATIVOS

No se necesita inventar el hilo negro, en ocasiones un toque de creatividad permitirá que tu evento sea memorable y se quede grabado en todos los asistentes.

Que tu fin siempre sea crear una idea para que los demás aprendan y lo puedan emplear en sus eventos, así creceremos todos y siempre será mejor el evento posterior.

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